Die 4 besten Produktivitäts-Booster
„Wer selbstständig ist, der arbeitet selbst und ständig.“
Kommt dir dieser Satz bekannt vor? Ich halte ihn für ausgemachten Blödsinn! Natürlich ist es gerade in der Selbstständigkeit unglaublich wichtig, sich seine Tage, bzw. seine Zeit gut zu strukturieren und zu planen, aber das bedeutet nicht, dass man ständig arbeiten muss.
In diesem Beitrag möchte ich dir meine vier liebsten Methoden vorstellen, wie ich nicht nur meine Produktivität um ein Vielfaches steigern konnte, sondern es auch geschafft habe, trotz Selbstständigkeit weniger zu arbeiten als in Festanstellung.
Wenn du es schaffst, fokussiert und zielgerichtet zu arbeiten, ohne dich ständig ablenken zu lassen, schenkst du dir selbst enorm viel Zeit.
Doch nicht nur Zeit ist ein wesentlicher Faktor. Genauso relevant ist es, dass du viel weniger Stress ausgesetzt bist und nicht mehr ständig Gefahr läufst, irgendwelchen Deadlines hinterherjagen zu müssen.
Bist du bereit, Zeitfresser zu eliminieren, dein Stresslevel zu senken und gleichzeitig deine Produktivität zu steigern? Also, legen wir los!
Meine vier besten Tipps für mehr Produktivität.
Die folgenden vier Tipps sind meine liebsten Zeitmanagement-Methoden. Sie funktionieren großartig in Kombination miteinander und sind leicht umzusetzen.
Kennst du deine Zeiten?
Kaum jemand kann sein Produktivitätslevel den ganzen Tag über kontinuierlich hochhalten. Manche Personen sind absolute Morgenmenschen und erledigen schon tausend Dinge, bevor andere aufstehen.
Andere sind Nachteulen und kommen erst so richtig in den Flow, wenn andere bereits schlummernd im Bett liegen. Für mich ist einer der größten Vorteile der Selbstständigkeit, dass ich arbeiten kann, wann ich will.
Ich muss mich an keine Bürozeiten halten und vermisse auch die quälend langen Nachmittage im Office nicht. Ich arbeite am effektivsten früh morgens und abends.
Die Nachmittage nutze ich für das Wechseln der Stellplätze, Sport und Entspannung. Erst gegen 19 Uhr setze ich mich zurück an den Laptop und arbeite weiter. Auch die Art der Aufgaben, die ich erledige, sind morgens andere, als abends.
Morgens liegt der Fokus auf Kundenaufträge, Kommunikation und Social Media Management. Die wichtigste und teils schwerste Aufgabe erledige ich dabei immer zuerst (mehr dazu später).
Abends fallen mir hingegen kreative Aufgaben leichter, also schreibe ich neue Beiträge und erstelle Grafiken.
Es braucht etwas Zeit, aber wenn du erst herausgefunden hast, wann dir welche Tätigkeiten am leichtesten Fallen, hast du deine To-do-Liste in Nullkommanix abgearbeitet.
Das Pareto-Prinzip
Schluss mit Perfektionismus
dank der 80/20 Regel.
Das Pareto-Prinzip ist die wohl bekannteste und meiner Meinung nach auch effektivste Zeitmanagement-Methode.
Es besagt, dass sich mit nur 20 Prozent der aufgewendeten Zeit, 80 Prozent des Ergebnisses erzielen lässt. Zwanzig Prozent! Ist das nicht verrückt?
Die restlichen 80 Prozent deiner Zeit verwendest du dann darauf, die fehlenden 20 Prozent des Ergebnisses zu erreichen. Wenn es dir gelingt, die 20 Prozent zu identifizieren, die für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich sind, hast du eine enorme Zeitersparnis.
Wenn du dir dann noch darüber bewusst wirst, dass sich Perfektion nicht lohnt (wenn du 80 Prozent deiner Zeit dafür aufwenden musst), und das Ergebnis von 80 Prozent vollkommen ausreichend ist, kannst du dir eine Menge Zeit sparen.
Achtung, natürlich gibt es Berufe mit Ausnahmen, wie z.B. Chirurgen. Die relevanten 20 % zu identifizieren, ist leider oft nicht so einfach.
Regelmäßige Selbstreflexion und Aufgaben-evaluierung können hier sehr hilfreich sein. Stelle dir daher ab und an selbst die Frage, ob das, was du gerade machst, zielführend ist.
Diese Methode hat mein Leben verändert! Ich konnte mich vorher stundenlang in Details verlieren und habe mich dann geärgert, dass ich am Ende des Tages keinen Schritt weiter gekommen bin.
Perfektionismus ist ein riesiger Zeitfresser und auch, wenn es etwas Übung braucht, macht es dein Leben sehr viel leichter, wenn du statt auf Perfektionismus, auf die relevanten 80 % setzt.
Die ABC-Prioritätenliste
Das wohl einfachste, aber mitunter effektivste Planungstool für einen produktiven Arbeitstag ist die ABC-Methode.
Dieses Vorgehen unterstützt dich dabei, deine Prioritäten richtig zu setzen und deine Zeit besser zu planen. Hierfür erstellst du dir eine Liste der Aufgaben, die du erledigen musst und ordnest diese 3 Kategorien zu:
Kategorie A (Prio 1): Wichtige Aufgaben, die du nicht delegieren kannst und die einen hohen Wert haben. Plane für die Erledigung dieser Aufgaben etwa 60 Prozent deiner Arbeitszeit ein.
Kategorie B (Prio 2): Diese Aufgaben sind weniger wichtig, sollten jedoch, wenn möglich erledigt werden. Eventuell lassen sie sich aber auch delegieren. Sie sollten nicht mehr als 25 Prozent deiner Zeit in Anspruch nehmen.
Kategorie C (Prio 3): Aufgaben, die viel Zeit verschlingen, aber einen geringen Mehrwert liefern, gehören in diese Kategorie. Überlege, ob du sie nicht ganz streichen kannst, oder aber investiere nicht mehr als 15 Prozent deiner Zeit.
Ich setze mich jeden Abend vor dem Schlafen gehen ein paar Minuten hin und erstelle mir meine Liste für den nächsten Tag. So weiß ich morgens gleich, womit ich anfangen muss. Sonntags ziehe ich Resümee und plane die neue Woche vor.
Gerade, wenn man an vielen Projekten gleichzeitig arbeitet, kann man ansonsten schnell den Überblick verlieren.
Das Erstellen von Wochen- und Tagesplänen verschafft dir Klarheit und hilft dabei, Aufgaben fokussierter anzugehen. Die Prioritätenliste funktioniert allerdings nur, wenn du dir deine Aufgaben auch sinnvoll einteilst.
Die ALPEN-Methode
Um den Aufgaben eine Priorität zuordnen zu können und weder zu viel, noch zu wenig Zeit für diese einzuplanen, verwende ich die ALPEN-Methode.
Fazit
Wie du siehst, ist es überhaupt nicht schwer, seine Zeit effektiv zu planen und sich mehr freie Zeit zu schaffen. Damit dir der Einstieg noch leichter fällt, habe ich dir ein Booklet zusammen gestellt, dass Vorlagen zum Ausdrucken für die oben genannten Methoden enthält. Du bekommst:
- Einen Tagestracker, um herauszufinden, zu welchen Zeiten du besonders produktiv bist.
- Reflexionsfragen, die dir helfen werden, Klarheit über dein Zeitmanagement zu gewinnen.
- Vorlage für die ALPEN-Methode, um deine Aufgaben zu strukturieren.
- Eine Prioritätenliste nach der ABC-Methode.
- Einen Wochenplaner, um alle Tage und ihre Aufgaben immer im Blick zu haben.
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